Trong quá trình học tập và làm việc, kỹ năng giải quyết vấn đề vô cùng quan trọng. Đây còn là một kỹ năng bắt buộc phải có đối với một người quản lý cấp cao. Nếu bạn chưa biết kỹ năng giải quyết vấn đề là gì, những nhân tố ảnh hưởng đến kỹ năng giải quyết vấn đề thì đừng bỏ qua bài viết dưới đây nhé!

Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?

Kỹ năng giải quyết vấn đề là một loại kỹ năng mềm có khả năng xử lý, giải quyết một hoặc nhiều vấn đề phát sinh ngoài ý muốn. Kỹ năng này bao gồm nhiều phương pháp, cách thức để tìm ra giải pháp giải quyết cho một hay nhiều vấn đề. Kỹ năng mềm này được ứng dụng rất nhiều vào cuộc sống hàng ngày, giúp đảm bảo và cải thiện chất lượng cuộc sống của bạn một cách hiệu quả.

Tầm quan trọng kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong cuộc sống, việc phát sinh những tình huống bất ngờ rất thường hay xảy ra, chính vì vậy mỗi người đều nên tích lũy kỹ năng giải quyết vấn đề cho chính bản thân mình. Khi có bất cứ vấn đề nào xảy ra, bạn cũng cần chủ động để ứng phó nó.

Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp bạn giữ bình tĩnh khi có những sự cố đột ngột phát sinh không như mong muốn. Thay vì hoảng loạn, bối rối, hãy bình tĩnh suy nghĩ, xem xét cẩn thận mọi khía cạnh của vấn đề để đưa ra hướng giải quyết hợp lý nhất.

Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp bạn có khả năng phân tích và phán đoán tình huống được tốt hơn. Người sở hữu kỹ năng giải quyết vấn đề thích hành động, luôn tự tin và luôn tích cực. Nhờ vậy mà bạn trở nên nhạy bén với mọi vấn đề và tích lũy cho bản thân được nhiều kinh nghiệm trong quá trình làm việc và học tập.

Những Kỹ năng cần có khi giải quyết vấn đề

– Kỹ năng quản lý rủi ro: Mỗi vấn đề xảy ra sẽ mang đến một số rủi ro nhất định. Bạn cần xác định được những sự cố có thể xảy ra và lập kế hoạch dự phòng cho tình huống xấu nhất. Điều đó giúp giảm thiểu tổn thất cho dự án, hay lớn hơn là thiệt hại cho công ty, doanh nghiệp. Vậy nên nếu như bạn là người không có kỹ năng quản lý rủi ro thì sẽ rất khó có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt.

– Kỹ năng ra quyết định: Khi giải quyết vấn đề, bạn và đồng đội của mình sẽ phải tìm ra rất nhiều hướng xử lý khác nhau. Tuy nhiên đến cuối cùng, chỉ có một cách giải quyết tốt nhất được chọn. Vậy nên, kỹ năng quyết định của người lãnh đạo ngay lúc này là rất quan trọng. Vì nếu chọn sai thì bạn sẽ phải quay lại để kiểm tra xem quy trình sai ở đâu và khắc phục.

– Khả năng tin cậy: Khi giải quyết vấn đề bạn cần phải tin tưởng vào những thông tin mà mình hoặc thành viên trong nhóm đã tìm được trước đó, hay tin vào những lập luận mà bản thân đã đưa ra. Khả năng tin cậy quyết định đến kỹ năng ra quyết định trong quá trình giải quyết vấn đề

– Kỹ năng giao tiếp (lắng nghe): Trước khi giải quyết bạn cần phải lắng nghe xem những người xung quanh cảm thấy vấn đề đó như thế nào, có những vướng mắc gì. Và sau khi giải quyết vấn đề thì cần phải truyền đạt lại cho những người liên quan như thế nào. Vì vậy, việc sở hữu kỹ năng giao tiếp trong khi quá trình giải quyết vấn đề là rất cần thiết. Vấn đề được xử lý tốt như thế nào đi chăng nữa mà cách truyền tải lại không đúng rất dễ khiến cho người xung quanh cảm thấy không hài lòng, đôi khi dễ gây ra hiểu lầm và mâu thuẫn.

– Kỹ năng nghiên cứu: Sau khi xác định được vấn đề, để giải quyết bạn cần phải nghiên cứu kỹ những sự việc liên quan để có hướng xử lý tốt nhất, phòng tránh những thiếu xót không cần thiết.

– Kỹ năng phân tích: Khi giải quyết vấn đề việc bạn biết cách phân tích vấn đề, tìm kiếm nguyên nhân. Do đó, kỹ năng phân tích là cần thiết và quan trọng, nó giúp việc xử lý các vấn đề được tốt nhất.

Quy trình giải quyết vấn đề hiệu quả

Nhìn nhận vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau

Để đưa ra hướng giải quyết vấn đề được chính xác nhất, bạn cần phải nhìn nhận và phân tích vấn đề đó trước. Xem xét vấn đề ở nhiều khía cạnh nhất có thể, từ đó bạn sẽ biết được mình sẽ làm gì để xử lý vấn đề đang xảy ra.

Nếu vấn đề này thật sự quan trọng và ảnh hưởng đến toàn bộ dự án bạn đang đảm nhận, cần phải giải quyết ngay thì bạn cần nhanh chóng triển khai giải quyết. Ngược lại, nếu thấy vấn đề đó không cần thiết thì bạn không nên lãng phí thời gian và công sức. Ưu tiên thời gian và công sức cho những vấn đề quan trọng.

Tìm hiểu nguồn gốc và phân tích khách quan

Xem nguồn gốc xảy ra vấn đề là từ đâu, xuất hiện từ khi nào, sau đó phân tích vấn đề thật khách quan. Biết rõ nguyên nhân vấn đề xảy ra thì bạn sẽ có được những kết quả chính xác nhất.

Khi giải quyết vấn đề cần có cái nhìn khách quan để nhìn rõ tình hình chung, đừng chỉ nhìn từ góc nhìn phiến diện của bản thân. Đồng thời, việc tìm hiểu nguồn gốc và phân tích này nên được thực hiện cẩn thận, không nên gấp gáp, không nên tiếp thu vấn đề từ 1 phía nào đó, có cái nhìn tổng thể để có được hướng giải quyết phù hợp. Đôi khi sự việc bạn nhìn thấy không hẳn đã là chính xác 100%.

Xác định người chịu trách nhiệm chính

Khi đã hiểu biết được nguyên nhân vấn đề đến từ đâu và có cái nhìn đa chiều về nó, bạn cần xác định được người nên chịu trách nhiệm chính cho vấn đề này giúp công việc được xử lý một cách tốt nhất. Tránh trường hợp, ai cũng có thể tham gia vào việc giải quyết vấn đề, dẫn đến xảy ra những mâu thuẫn không đáng có và khiến sự cố ngày càng thêm nghiêm trọng, ai cũng muốn chứng tỏ bản thân là người quan trọng hoặc ngược lại là ai cũng muốn lảng tránh không dám đứng ra nhận trách nhiệm.

Đánh giá và chọn lựa giải pháp phù hợp

Chọn giải pháp sai sẽ khiến vấn đề càng trở nên nghiêm trọng hơn. Hãy liệt kê ra tất cả các cách giải quyết vấn đề, đánh giá mức độ thành công của từng hướng giải quyết, cuối cùng mới đến chọn giải pháp phù hợp nhất. Đây là bước rất quan trọng, vậy nên bạn cần cẩn trọng khi chọn lựa hướng giải quyết. Cần dành thời gian để nhìn nhận kỹ mức độ thành công của giải pháp, không nên quá vội vàng trong việc chọn giải pháp.

Thực thi giải pháp đã chọn

Phần lớn các vấn đề xảy ra cần phải được xử lý càng nhanh càng tốt, để tránh những hệ lụy không đáng có trong quá trình lâu dài. Đây được xem là bước quyết định việc vấn đề có được giải quyết hay không. Nếu các bước trên đã làm rất tốt nhưng đến bước thực thi giải pháp lại không tuân theo thì sẽ xảy ra những vấn đề khác. Đồng thời, người thực hiện cũng phải chủ động để xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.

Theo dõi và đánh giá kết quả hành động

Khi đã giải quyết xong vấn đề, bạn nên xem xét và đánh giá kết quả của quá trình thực hiện. Nếu vấn đề được giải quyết tốt đẹp thì bạn vừa thành công trong việc xử lý vấn đề. Ngược lại, nếu hướng giải quyết sai thì trong quá trình theo dõi đánh giá bạn cũng sẽ có phương án khắc phục kịp thời.